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入社書類には添え状を同封しよう。でも添え状はどう作るの?

      2016/01/07

入社書類には添え状を同封しよう。でも添え状はどう作るの?

入社書類には添え状を同封するのがマナーです。

しかし、添え状を作った事がないという学生も多いと思います。

そこで今回は、入社書類に同封する添え状についてまとめました。

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入社書類に添え状を同封しよう!

入社前の準備は書面でのやりとりが増える

応募エントリーや面接日の調整、内定承諾といった選考プロセスにおいて、企業とのやりとりはwebやメールで行うことが多い昨今ですが、いざ入社、となると紙媒体が増えます。

たとえば、雇用契約書、給与振込口座確認、扶養家族に関する申告やエビデンス等です。

これらの書類は企業から直接郵送されてくるので、必要事項を記入し期限までに返送するパターンが多く見られます。

封筒に入れてポストへ!の前に

既に社会人経験のある方ならおわかりかと思いますが、ビジネスシーンにおいて企業へ書類を送付する際には『添え状』を付けるのがマナーというものです。

企業側から指定された書類を入れて封をする前に、添え状を同封しましょう。

添え状は『送付状』や『カバーレター』などの言い方もあります。表紙のようなものですね。

引用元-【書類送付のマナー】添え状をそえよう | 日本アルテック株式会社

入社書類を企業へ送付する際の添え状マナーについて

手続きのための入社書類を送る際は添え状も忘れてはいけません。

添え状といっても、書いたことのない学生なら、どうやって書いたらいいのか分かりませんよね。

そもそも添え状が何なのかも分からない人もいると思います。入社書類を送る際に必要な添え状について簡単に説明したいと思います。

最後に添え状の例文を紹介するので、入社書類と共に送る添え状を書く際にぜひ参考にしてください。

添え状の内容は4つで構成される

転職する方なら当然知っているものですが、添え状という言葉になじみのない学生も多いかもしれません。

添え状はビジネスにおいて当たり前に使われているものです。添え状というのは、ここでは入社書類を企業に送る際に一緒に添える簡単な手紙のことです。

手紙といっても添え状に書く内容は、

①宛名

②送り主

③何を送ったのか

④補足(あれば)

の4点です。

内定後に求められた入社書類を提出する際、郵送の場合は添え状を同封しましょう。それでは添え状の書き方の例を紹介します。

提出書類を内定後に送るときの添え状テンプレート

平成〇年〇月〇日
○○御中
                    住所
                    氏名
                    連絡先

拝啓 貴社ますますご盛栄のこととお喜び申し上げます。先日は内定通知を頂き、誠にありがとうございます。

下記の通り、提出書類を同封いたましたのでご確認ください。
ご査収の程、よろしくお願いいたします。         
                             敬具
                          記

   1 卒業見込書             1通
   2 健康診断書             1通
   3 成績証明書             1通 

                              以上

引用元-内定後に提出が必要な入社書類一覧と添え状のマナー | 就活のことならキャリアパーク

入社書類の添え状の例文

内定承諾書の送付状では、内定をもらったお礼や今後の抱負を書いてみてはいかがでしょうか。

書かなければいけない訳ではないのですが、あれやこれやと迷うぐらいなら書いた方がいいです。と言っても、あくまで送付状ですから、簡潔な挨拶で大丈夫です。

また、内定承諾書の送付状ですので「お願い致します」を「お願い申し上げます」など、丁寧な言葉づかいにしてもいいと思います。

例を2つ挙げるのでぜひ参考にしてみてください。

引用元-新社会人さん必見!内定承諾書の「送付状」とは?内容例文と書き方まとめ | 大学生の困った!を解決するCampus Magazine

■内定承諾書の送付状:例1

拝啓 ○○の候、貴社におかれましてはますますご清栄のこととお慶び申し上げます。

この度は内定のご連絡を頂き、誠に感謝申し上げます。

つきましては以下の書類を送らせて頂きますので、ご確認くださいますよう宜しくお願い申し上げます。

まだまた判らぬことばかりで至らぬ点も多々ありますが、ご指導、ご教示の程お願い申し上げます。

末筆になりますが、貴社のご隆盛を心よりお祈り申し上げます。敬具

■内定承諾書の送付状:例2

拝啓 ○○の候、貴社におかれましてはますますご清栄のこととお慶び申し上げます。

この度は内定を頂戴しましたこと、誠にありがとうございます。4月から今まで以上に身を引き締めて日々努力していく所存でございますので、ご指導の程よろしくお願い申し上げます。

つきましては、ご指示頂きました書類を同封致しましたので、ご査収の程よろしくお願い申し上げます。敬具

引用元-新社会人さん必見!内定承諾書の「送付状」とは?内容例文と書き方まとめ | 大学生の困った!を解決するCampus Magazine

添え状は手書きとパソコンどちらで書くべき?

添え状に関しては手書きでもパソコンで入力したものでもOKですが、手書きの必要はない、というのが正直なところ。

社会人になってから書類に同封する添え状は、パソコン入力で作成することがほとんどです。

パソコン入力の添え状のメリット

・作るのが簡単で、ファイルを保存しておけば使いまわしがきく。

・文書ソフトで書類が作成できる、という点を企業側に分かってもらえる。

・読みやすい。

特に、手書きで書くことで字が読みにくくなってしまっては、採用担当者にとってもマイナスです。

履歴書やエントリーシートのように、字で丁寧さや人となりを伝える必要は添え状にはないと言っていいでしょう。

引用元-内定承諾書に同封する添え状の意味と書き方 – 履歴書Do

内定承諾書を送る時の注意点

内定承諾書を企業に返送する際、気を付けていただきたいチェックポイントをまとめてみました。

・締切りに余裕を持って発送する

輸送中に事故が起こることも考え、締め切りには余裕を持って返送するのがベターです。添え状を作成する時間も計算に入れ、締切りを過ぎることが決してないように発送準備を進めましょう。

・発送方法に気を配る

先方に書類を確実に届けるためには、普通郵便ではなく簡易書留で発送しましょう。

・書類を傷つけない心配りを

書類は、一番上が添え状になるように揃えてクリアファイルに入れてから封筒に入れます。

・一目で内容が分かるように

封筒の表面に、赤字で「内定承諾書在中」と記載しておくと中身がすぐ分かり親切です。

・不安な人は、メールで発送連絡を

必須ではありませんが、メールで書類を発送した旨を採用担当者に連絡しておくと、配送トラブルがあった時にスムーズに対応してもらえます。

引用元-内定承諾書に同封する添え状の意味と書き方 – 履歴書Do

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