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苦手な会社での電話応対・・・緊張しないようにするには?

      2015/05/14

苦手な会社での電話応対・・・緊張しないようにするには?

会社での電話応対に苦手意識を持っている方も多いはず。

失敗しないようにと思うと、ますます緊張して上手くいかなくなった経験がある人も多いと思います。

電話応対で緊張しないコツをまとめました。

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緊張する!会社の電話応対

商社で働くBさんは、いま入社3年目。貿易事務を担当する部署で働いています。
受発注の複雑な手続きや、書類の処理といった業務は問題なくこなせますが、電話の応対だけは苦手です。
特に会社で電話を取る時は人に見られている、聞かれていると思うと、緊張してしまい声が震え、受話器を持つ手も震えます。

引用元-社会不安障害情報サイト

仕事で、電話を受ける時にだけ緊張して、「はい」と言った後に
社名を言わなければいけないのですが、言葉が出てこず、
2,3秒経ってからやっと社名が出てきたり、どもってしまったり、
声がうわずったりしてしまいます。最近はあまりそういうことは
なく、忙しくない時は比較的リラックスするのか「はい、(社名)
です。」ということもできます。でも精神的に緊張している忙しい
時などは、たまにどもってしまったり、てんぱった声になってしまうときもあります。

引用元-教えて!goo

会社の電話応対の失敗談

【出だしから間違えた!】
・「自宅のように『はい、○○です』と自分の名字を言って取ってしまった」(女性/社会人4年目/人材派遣・人材紹介)
・「学生時代のアルバイト先の社名を言ってしまった」(男性/社会人4年目/医療・福祉)
・「会社名を言うべきところを、出身校の名前を言ってしまった」(女性 /社会人5年目/金融・証券)

受話器を取ったらまず社名を名乗るのは、基本のキ。……のはずが、緊張するとそんなこともあるのですね。かけてきた相手も、「あれ、間違えた?」とびっくりしてしまいます。

【口がうまく回らない】
・「『でちゅまちゅ』とか言ってしまった」(男性/社会人1年目/電機)
・「『〜でござる』を連発」(男性/社会人3年目/運輸・倉庫)
・「出社という言葉が出てこず、『〇〇はまだ入社しておりません』と言ってしまった」(女性/社会人6年目/金属・鉄鋼・化学)
・「尊敬語と謙譲語の使いどころを間違えてしまった」(男性/社会人2年目/その他)
・「『何様でしょうか?』と言ってしまった」(男性/社会人2年目/機械・精密機器)

ただでさえ難しい敬語は、電話口だとさらに難度が高くなるもの。特に社内の人には「お疲れさまです」、社外の人には「お世話になっています」の使い分けに苦労したという声が多く挙がりました。それにしても、慌てて言葉を噛んでしまうのは分かるとして、なんで「ござる」?

【大事なことを忘れた!】
・「要件を聞いたが、電話を切った後に忘れてしまった」(男性/社会人2年目/自動車関連)
・「用件を度忘れして困りました」(女性/社会人1年目/ソフトウェア)
・「相手の名前を聞きそびれてしまった」(女性/社会人7年目/学校・教育関連)

「電話」自体に緊張しすぎて肝心の名前や用件が?……とは大ピンチ! 相手は当然自分の名前や連絡先を知っていると思っていて名乗らずに切ってしまった、なんて言うケースもあるかもしれません。

引用元-フレッシャーズ マイナビスチューデント

会社での電話はどうして緊張するの?

電話で緊張してしまう人に多いのが、オフィスで電話を受ける時に
緊張して上手く話せないということです。

電話で話すということに緊張しているのではなく、
周りの人が聞いているのではないかと不安になって緊張するタイプで、
電話が鳴ると緊張して相手が何か言っても上手く受け答えすることすらできず、
そのことを恥ずかしいと感じることで、だんだんと電話を取るのが怖くなります。

電話がなる度にビクビクしていると、緊張や不安がストレスとなって更に話せなくなる他、
だんだんと電話に出ることも、会社にいることすら苦痛になって、
最悪のケースでは仕事を続けられなくなってしまうこともあるといいます。

電話で緊張する人は意外に多いということを知っていますか?
でも、周りの人は上手く話しているように見える、と思いませんか?

つまり、あなたの場合も周りから見れば普通に話しているように見えるわけで、
自分が神経質になるほど周りは全く気にしていないのです。

引用元-緊張しない方法.net

会社の電話での緊張の克服法は?

■緊張の克服法「電話対応に慣れる」

極度の緊張から電話対応が苦手という場合の克服法は、とてもシンプルな方法です。ただ単に、「慣れる」というだけです。
顔の見えないお客様や取引先との会話が怖いから緊張してしまうのです。「なんでみんなそんなに電話対応ができるの?」と疑問に思っているのではないでしょうか?
彼らもただ単純に、回数を重ねて慣れてきている、というだけなのです。このタイプの苦手意識を持っている人は、最初の勇気を持つことが大事となってきあんす

引用元-CareerPark

会社の電話での緊張をほぐすコツ

ポイント1: 厚めのメモ用紙とペン2本を用意

電話ではいろんな約束をしたり、重要なことを伝えられたりもするでしょう。当然、メモをしておかなければいけません。

緊張している人にありがちですが、手が汗びっしょりになり、メモ用紙が濡れたり、動いてしまったりすることがあります。

ですから、動きにくい大き目で厚めのメモ用紙か、ノートを用意しておくと安心です。

引用元-nanapi

ポイント2: 伝えるべき内容は箇条書きにしておく

電話で緊張してしまう人は、相手が電話にでた瞬間に頭が真っ白になってしまうこともあります。

また、緊張で言葉がでてこないということもあります。ですから、伝えるべき内容をあらかじめ、メモ用紙などに箇条書きにしておきましょう。

頭の中で言葉を組み立てるよりも、書いてあるものを読み上げる方が簡単なのは当たり前です。心配ならば、最初の挨拶と、電話を切る前の挨拶の言葉も書いておくといいでしょう。

ポイント3: 電話が上手な人のマネをする

上司などで、とても電話がスムーズで上手な人がいると思います。そういう人の電話をこっそり聞いておいて、使えるフレーズなどをメモしておきましょう。

引用元-nanapi

ポイント4: 座って電話する

緊張や焦り、というものは自分の行動によって増す場合があります。例えば電話中に相手に探して欲しいと言われて資料などを探しながら電話することもあるでしょう。

何かをしながら電話をすると、余計に焦ってしまい、失敗してしまったりします。私にも覚えがありますが、焦っている時はつい椅子から立ち上がって電話していたりします。

立って電話していると焦りが増すばかりです。電話は必ず座った状態で落ち着いてするようにしましょう。

引用元-nanapi



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